Was ist Prozessautomatisierung?

Ein (Geschäfts-)Prozess ist ein festgelegter Ablauf von Tätigkeiten und hat einen eindeutigen Beginn und ein Ende. Die Prozessautomatisierung hat zum Ziel, manuelle Tätigkeiten zu eliminieren und so zwei Potenziale auszuschöpfen:

  • Effizienzsteigerung: Ein automatisierter Schritt läuft schneller ab und reduziert somit die Durchlaufzeit eines Prozesses.
  • Qualitätssteigerung: Manuelle Tätigkeiten sind stets fehlerbehaftet

Unser Angebot zur Prozessautomatisierung

Unser Ziel ist das Automatisieren von Geschäftsprozessen mit Hilfe von webbasierten Applikationen. Oftmals wird in einem Geschäftsbereich bereits eine Standardsoftware eingesetzt, welche die meisten und auch komplexesten Prozesse zu automatisieren. Unserer Erfahrung nach bleibt dabei im Bereich von kleinen, fehleranfälligen Prozessen ein Optimierungspotenzial nicht ausgeschöpft, denn häufig ist es zu teuer, kleine Rand-Prozesse in die eingekaufte Gesamtlösung integrieren zu lassen. Der Ausweg bietet hier eine Mikro-Applikation, die sich bei Bedarf (aber nicht zwingend) an die Standardlösung anbinden lässt.

Wir nennen dies Mikro-Prozessoptimierung.


Fallstudie als Beispiel

Die Fallstudie erläutert anhand eines realen Projektes den Nutzen von webbasierten Prozessoptimierungen. Im Fokus steht dabei die Ablösung möglichst vieler manueller Arbeitsschritte eines bestehenden Prozesses durch Tool-Automatisierung. So wird einerseits der Arbeitsaufwand massiv reduziert und andererseits die Qualität gesteigert, indem Fehler durch manuelle Bearbeitung ausgeschlossen werden.

Die Fallstudie schildert die Problemstellung und die Lösung im konkreten Fall.

Ausgangslage

Eine Schweizer Fachhochschule setzt Standardsoftware, sowie Eigenentwicklungen der schulinternen Informatik ein, um die Arbeitsabläufe in der Administration zu unterstützen. Während die Kernaufgaben durch die Softwarelösungen gut gelöst werden, tauchen immer wieder Bedürfnisse auf einen Prozess durch IT zu unterstützen. Es zeigt sich, dass in diesen Situationen die interne IT oft zu wenig flexibel, zu langsam oder viel zu teuer ist.

Im konkreten Fall wurde der Verwaltungsprozess von Projekten, die von den Studierenden der Fachhochschule innerhalb ihres Studiums durchgeführt werden müssen, auf Optimierungspotenzial untersucht.

Prozessablauf:

Studierende initiieren den Prozess, indem sie per E-Mail einen Projektvorschlag einreichen. Dazu teilen sie Titel und Inhalt des Projektes mit, weitere Team Mitglieder, Ansprechpartner und Rechnungsadresse des Partnerunternehmens, einen Wunschbetreuerinnen, Wunschbetreuer, sowie weitere Daten. Diese Informationen schicken die Studierenden an das Schulsekretariat, wo die E-Mail von Hand in eine Excel-Datei übertragen wird. Dieser Vorgang erfolgt in vielen Wiederholungen, da sich die Team-Zusammensetzung noch ändert, die Rechnungsadresse korrigiert wird und auch die Zuteilung von erst- und zweit- Gutachterinnen und Gutachtern vorgenommen werden muss. Jede Änderung wird wiederum vom Studierenden per E-Mail mitgeteilt und muss vom Schulsekretariat im Excel nachgeführt werden.

Pro Schuljahr werden auf diese Art ca. 80 Projekte abgewickelt und auf die Professorinnen, Professoren nach Kriterien der Gleichverteilung, sowie nach Themengebieten verteilt. Der Arbeitsaufwand hat schliesslich die Kapazität des Schulsekretariats gesprengt, sowie immer wieder zu Problemen bei der Datenqualität geführt, da E-Mails auch mal untergegangen sind oder Daten falsch übertragen wurden. Ausserdem gibt es keine Rückbestätigung an die Studierenden, dass die Änderung übernommen wurde.

Lösung

Der bestehende Prozess mit E-Mail/Excel Unterstützung wurde durch eine Webapplikation abgelöst. Die Webapplikation stellt eine Login-Seite für die Studierenden zur Verfügung, um neue Projekte zu erfassen oder bestehende Projekte selbständig zu aktualisieren.

Auf der anderen Seite verfügt das Schulsekretariat über einen Administrations-Zugang. Die Projekte sind dort in Übersichtslisten mit Filterkriterien ersichtlich, sowie die Detailansicht für ein spezifisches Projekt. Die Projekte werden direkt in der Webapplikation bearbeitet (Zuordnung von Gutachterinnen, Gutachtern, Aktualisierung von Daten, Abschliessen, ...) oder mittels Excel-Export weiter verarbeitet.

Die Webapplikation und die darunter liegende Datenbank wird als Dienstleistung durch inforelations und auf Servern der inforelations betrieben. Dadurch ist inforelations in der Lage, nicht eine Technologie oder ein Produkt, sondern ein Prozess-Outsourcing anzubieten. Die Schule muss keinerlei IT-Infrastruktur oder IT-Knowhow zur Verfügung stellen oder aufbauen.

Die Zusammenarbeit mit inforelations ist auf alle Seiten transparent und auch für die Studierenden ersichtlich. Je nach Sensitivität der gespeicherten Daten werden Vereinbarungen und Massnahmen zum Schutz und zur Verschlüsselung der Daten vorgenommen.

Fazit

Die Lösung wurde im November 2009 erfolgreich eingeführt und läuft seither ohne Unterbrechung. Die Arbeitsbelastung des Schulsekretariats hat sich massiv reduziert und auch für die Studierenden hat die neue Lösung nur Vorteile.

Die Strategie der inforelations in diesem Bereich der Prozessoptimierung ist es explizit, keine integrierte Softwarelösung anzubieten, sondern Mikro-Applikationen als Dienstleistung zu bauen und zu betreiben, die sich ohne Probleme und Aufwand in das Umfeld der Schule einfügen und dabei grossen Nutzen erzielen. Selbstverständlich sind wir in der Lage, bspw. Schnittstellen zu existierenden Datenbanken und Applikationen anzusprechen und realisieren diese auf Kundenwunsch. Es hat sich aber gezeigt, dass oftmals nicht die technischen, sondern die administrativen Hürden der limitierende Faktor und Kostentreiber sind.